В процессе осуществления деятельности предприятия, при наличии финансовой возможности, организация может оказывать материальную поддержку своим сотрудникам в виде ссуды или беспроцентного займа.
При выдаче ссуды или займа работнику с ним заключается договор, на основании которого сотрудник обязуется вернуть полученную сумму в указанный срок. Погашение ссуды или займа может осуществляться частями путем удержания из заработной платы.
В бухгалтерском учете для учета выданных займов сотрудникам используются счета:
- 1253 «Краткосрочная задолженность по предоставленным работникам займам»;
- 2153 «Долгосрочная задолженность по предоставленным работникам займам».
Для отражения выдачи сотруднику займа наличными денежными средствами в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана», ред. 3.0 предусмотрен документ «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» – «Касса»).
Рис. 1 Регистрация выдачи займа сотруднику из кассы
При оформлении займа через кассу необходимо заполнить ключевые реквизиты документа:
- «Вид операции» – «Прочий расход денежных средств»;
- «Сумма» – общая сумма займа;
- «Счет учета БУ» – 1253 (2153);
- «Работник организации» – сотрудник, получивший займ.
В случае выдачи суммы займа сотруднику безналичным способом используется документ «Платежное поручение (исходящее)» (раздел «Банк и касса» – «Банк»).
Рис. 2 Регистрация выдачи займа сотруднику через банк
При оформлении займа через банк необходимо заполнить ключевые реквизиты документа:
- «Вид операции» – «Прочее списание безналичных денежных средств»;
- «Получатель» – сотрудник, получивший займ;
- «Счет получателя» – счет сотрудника для перечисления суммы займа;
- «Сумма» – общая сумма займа;
- «Счет учета БУ» – 1253 (2153);
- «Работник организации» – сотрудник, получивший займ.
После завершения процедуры выдачи займа сотруднику в учетной системе необходимо зафиксировать сроки и размер ежемесячной суммы погашения. Погашение займа осуществляется частями, как удержание из заработной платы работника. Для хранения списка удержаний, предусмотренных на предприятии, используется план видов расчета «Удержания организаций». Для нового удержания необходимо настроить следующие реквизиты:
- «Способ расчета» – «Фиксированной суммой». Ежемесячно из зарплаты сотрудника будет удерживаться одинаковая сумма;
- «Способ отражения в бухучете» – способ отражения удержания в регламентированном учете
Рис. 3 Настройка удержания сотрудника
Для регистрации ежемесячных плановых удержаний работника в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана», ред. 3.0 предназначен документ «Ввод сведений о плановых удержаниях сотрудников организаций» (раздел «Зарплата» – «Справочник и настройки»).
Рис. 4 Настройка плановых удержаний для погашения займа
Документ «Ввод сведений о плановых удержаниях сотрудников организаций» может быть оформлен как для одного сотрудника, так и для списка. При заполнении документа в табличной части «Сотрудники» необходимо выбрать сотрудника, с доходов которого требуется выполнять удержание. В табличной части «Удержания» выбирается значение действия «Начать», в строке по сотруднику указывается вид удержания, период его действия и размер.
Ежемесячный расчет суммы удержания с заработной платы сотрудников осуществляется после начисления дохода с помощью документа «Расчет удержаний сотрудников организации» в табличной части «Прочие удержания» (раздел «Зарплата»).
Рис. 5 Регистрация погашения ежемесячной суммы займа
Для отражения данных по удержанию ежемесячной суммы займа в регламентированном учете необходимо заполнить и провести документ «Отражение зарплаты в регл. учете» («Зарплата» – «Бухгалтерский учет зарплаты»). Документ формирует проводки с учетом выбранного способа отражения для вида удержания.
Рис. 6 Отражение погашения займа сотрудником в регламентированном учете
Проанализировать результат погашения выданного займа сотруднику можно с помощью отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету (бух.)» за период удержания (раздел «Отчеты» – «Бухгалтерский учет»). Данные отчета позволяют получить информацию о сумме выданного займа, удержанной сумме и сумме
Рис. 7 Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету (бух.) 1253»
Таким образом, возможности конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана», ред. 3.0 позволяют отразить получение и настроить автоматическое погашение займа сотрудниками организации в регламентированном учете, а встроенные отчеты бухгалтерского учета, как инструмент контроля, дают полную информацию по состоянию взаиморасчетов с получателями займа.