Выдача подотчетных денег в государственной валюте.
Документ "Расходный кассовый ордер" с видом операции "Выдача денежных средств подотчетнику" оформляется при выдаче денежных средств в тенге.
При оформлении операции вид задолженности подотчетного лица указывается в значении "Прочие". Найти документ можно перейдя в раздел "Банк и касса"-"Касса"-"Расходные кассовые ордера".
Отчет работника о расходе подотчетных сумм
Закрытие подотчетных денежных средств выполняется с помощью документа "Авансовый отчет", который доступен в разделе "Банк и касса"-"Касса"-Авансовые отчеты". В разделе документа "Авансы" указывается "Расходный кассовый ордер", по которому были выданы средства в подотчет. Так как операция покупки не связана с учетом НДС, в пункте "Валюта"-"Цена и валюта"-"учитывать НДС" снимаем галочку в обязательном порядке.
В разделе "Авансового отчета" "Прочее" указывается вид задолженности "Прочие", сумма расхода в эквиваленте национальной валюты (сумма потраченная на приобретение иностранной валюты). В качестве счета затрат указывается счет "1022 Конвертация валюты". Указывается контрагент - через кого выполнялась операция по покупке валюты и статья движения денежных средств.
Поступление иностранной валюты в кассу
Для проведения операции поступления иностранной валюты в кассу предприятия используем документ "Приходный кассовый ордер" с видом операции "Прочий приход денежных средств". Документ доступен в разделе "Банк и касса" – "Касса"-"Приходные кассовые ордера".
В документе указывается касса, в которую оформляется поступление иностранной валюты, при этом валюта учета кассы должна соответствовать приобретенной валюте.
Сумма документа указывается в валютном эквиваленте и равна сумме приобретенной подотчетником валюты.
В качестве счета учета указывается счет "1022 Конвертация валюты" и та же аналитика, которая использовалась при списании сумм с подотчетного лица при оформлении документа "Авансовый отчет". При проведении документа сформируются проводки по закрытию счета "1022 Конвертация валюты" и поступлению валютных денежных средств в кассу.
Отражение дохода или убытка
Так как при оформлении валютных операций курс конвертации, как правило, отличается от рыночного курса валюты, то формируется убыток или доход от покупки валюты. В рамках конфигурации при покупке валюты через подотчетное лицо расчет расходов при обмене валют не автоматизирован. В связи с этим необходимо самостоятельно рассчитать убыток от покупки валюты, и отразить проводки с помощью документа "Операция" (раздел Операции).
По кредиту отражается счет "1022 Конвертация валюты" в корреспонденции со счетом "7470 Прочие расходы" и указывается убыток от покупки валюты в эквиваленте тенге. Таким образом со счета кассы в национальной валюте будет списана сумма на подотчетника, с подотчетного лица на счет учета конвертации валюты и со счета конвертации на счет учета денежных средств в кассе иностранной валюты и на расходы при обмене валют. В случае, если подотчетное лицо потратило не все денежные средства, выданные ему в тенге, возврат оформляется по стандартной схеме с помощью документа "Приходный кассовый ордер" с видом операции "Возврат денежных средств подотчетником".