Законом РК «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам труда» от 4 мая 2020 года № 321-VІ в Трудовой кодекс РК внесены поправки, обязывающие работодателя заключать трудовые договоры в электронном виде, либо регистрировать трудовые договоры, заключенные на бумажном носителе, в Единую систему учета трудовых договоров (ЕСУТД).
Для работы с сервисом ЕСУТД необходимо установить признак Использовать обмен ЭТД в Настройках обмена электронными трудовыми договорами (ЭТД), которая расположена в разделе Администрирование – Общие настройки – Электронные трудовые договоры.
Помимо установки признака требуется выполнить загрузку криптографической библиотеки, для этого необходимо перейти в раздел Криптографическая библиотека и нажать кнопку Установить.
В системе содержатся классификаторы данных ЕСУТД:
- Классификатор профессий;
- Классификаторы Общих навыков и Специальных навыков.
- Классификатор оснований увольнений.
Перед началом работы с документом Электронный трудовой договор (далее ЭТД) необходимо выполнить сопоставление данных учетной системы и классификаторов ЕСУТД.
После включения признака Использовать обмен ЭТД становится доступен подраздел Электронные трудовые договоры в разделе Кадровый учет.
Для создания и отправки электронных трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним предназначено Рабочее место ЭТД, которое состоит из разделов:
- Сведения об основных договорах – в этом разделе выполняется работа с основными трудовыми договорами. Данные о необходимости создания нового документа ЭТД выводятся на основании зарегистрированных в системе документов Приемы на работу в организацию. Для создания ЭТД необходимо выбрать сотрудника и нажать на кнопку Создать ЭТД.
- Сведения о дополнительных соглашениях – в этом разделе выполняется работа с дополнительными соглашениями к трудовому договору. Данные о необходимости создания нового документа выводятся на основании зарегистрированных в системе документов Кадровые перемещения организации с изменением должности.
- Сотрудники к расторжению – в этом разделе отражаются уволенные сотрудники, по которым ЭТД имеет статус Зарегистрирован в ЕСУТД.
Важно! Вся документация подписывается посредством электронно-цифровой подписи, принадлежащей организации, от имени которой выполняется операция.
Для возможности отправки ЭТД в ЕСУТД необходимо:
- установить модуль 1С-Рейтинг ЭДО в NCALayer;
- подключить интернет-поддержку;
- иметь доступ в Интернет
На каждом этапе работы с документом ЭТД для него автоматически присваиваются статусы:
- Сформирован (не отправлен) - документ создан в учетной системе, но еще не отправлен в ЕСУТД.
- Зарегистрирован в ЕСУТД - документ отправлен и успешно принят системой ЕСУТД.
- Расторгнут в ЕСУТД - расторжение трудового договора было зарегистрировано в ЕСУТД.
- Отправлен (ожидание ответа) - документ отправлен в ЕСУТД, но по итогу транзакции не получил статус Зарегистрирован в ЕСУТД либо Расторгнут в ЕСУТД.
Документ Электронный трудовой договор при оформлении по основному договору содержит следующие разделы:
- Информация о трудовом договоре содержит основную информацию договора. Информация заполняется на основании документа Приёмы на работу в организацию, настроек сопоставления, а так же настроек описанных выше. Код КАТО берется из контактной информации организации (для Юр. Лиц из юридического адреса, для ИП из графы Адрес по прописке физ. лица). Номер договора заполняется вручную.
- Раздел Навыки сотрудников предназначен для указания личных и специальных навыков сотрудника. Заполняется автоматически если выполнено сопоставление профиля навыка должности, а также может быть заполнен набором навыков сгруппированных в профиль навыков по кнопке Заполнить профили навыков.
- Раздел Дополнительные сведения заполняется автоматически информацией об электронных трудовых договорах, являющихся дополнительными соглашениями к трудовому договору.
- Раздел Расторжение договора заполняется вручную данными о дате и основании увольнения при необходимости расторжения ЭТД. Данный раздел доступен после отправки ЭТД в ЕСУТД
- Раздел Прочее заполняется автоматически и содержит техническую информацию о номере документа, идентификаторе, полученном из ЕСУТД и дате регистрации документа.
Исправления документов после отправки в ЕСУТД и отражение расторжения трудовых договоров оформляется непосредственно из самого документа.
Для внесения исправлений в отправленный в ЕСУТД документ, необходимо нажать кнопку Исправить в ЕСУТД в документе Электронный трудовой договор,
после чего станут доступными для редактирования, исправление которых допустимо. После редактирования необходимо вновь отправить документ в ЕСУТД.
При необходимости расторжения трудового договора заполняются данные о дате и причине расторжения в разделе Расторжение договора документа Электронный трудовой договор, после чего нажать кнопку Расторгнуть в ЕСУТД.
Важно! Для структурных подразделений, выделенных на отдельный баланс, у которых установлен признак Вести учет по персоналу по головной организации в
Учетной политике по персоналу, сотрудники в Рабочем месте ЭТД и должности в Помощнике сопоставления должностей отображаются по головной организации.